Organiser son premier séminaire

Si certains préparent déjà les Fêtes, d’autres préparent leur séminaire printanier. Afin de les accompagner, voici une petite aide à la planification.

Définissez les objectifs

Vous réunissez-vous pour présenter une stratégie, former des équipes ou renforcer la cohésion ? Définir vos objectifs vous aidera dans les étapes suivantes.

Sélectionnez la durée, la date et le lieu

Choisissez une date qui convient à vos participants clés (animateurs ou publics). Déterminez ensuite votre lieu qui doit pouvoir allier accessibilité, espaces de travail, convivialité et détente. La présence d’un extérieur comme un parc est un plus indéniable.

Planifiez le programme

Votre programme doit être structuré autour des sessions de travail, des pauses et des activités de groupe. Pêle-mêle, les conférences sont idéales pour partager des informations auprès d’un large public. Les ateliers pratiques permettent la co-construction de savoirs ou l’application de ce qui est appris. Les jeux renforcent le relationnel. Idéalement tout ce que vous organisez doit être accessible à tous. Enfin, intégrez des moments plus libres pour le réseautage et la détente. Sans oublier d’être original !

Communiquez avec les participants

Informez les participants des détails pratiques le plus tôt possible : lieu, date, programme et liste de ce qu’il faut apporter.

Préparez les intervenants

Assurez-vous que vos animateurs connaissent vos attentes et disposent des supports nécessaires à leurs présentations. N’hésitez pas à organisez des réunions préparatoires pour discuter de vos cahiers des charges respectifs.

Préparez l’équipement

Assurez-vous d’avoir le matériel courant. En général, il consiste en vidéoprojecteurs, écrans, système de sonorisation, connexion wifi, tableaux blancs et marqueurs, panneaux d’orientation et badges nominatifs. Une partie peut être fournie par votre hôte.

Gérez

Le jour du séminaire, soyez prêt à gérer les imprévus. Vérifiez les installations techniques en amont. Puis coordonnez les différentes interventions temps.

Au boulot !

En suivant ces étapes, vous devriez être en mesure d’organiser un premier séminaire répondant autant à vos attentes qu’à celles des participants.

Bon travail ! Et belle convivialité !